Sistema VERI*FACTU y RRSIF: nueva obligación de facturación para empresas y autónomos en 2026

A partir de 2026, las empresas y autónomos que utilicen software de facturación deberán adaptarse al nuevo Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF) y al sistema VERI*FACTU de la Agencia Tributaria. Te explicamos quién está obligado, cómo funciona y qué pasos conviene seguir para cumplir la norma.

Contexto y objetivos del nuevo reglamento

El Real Decreto 1007/2023, modificado por el RD 254/2025, desarrolla los artículos 29.2.j) y 201 bis de la Ley General Tributaria introducidos por la Ley 11/2021 de lucha contra el fraude fiscal.
Su objetivo es garantizar la integridad, conservación y trazabilidad de las facturas emitidas mediante sistemas informáticos seguros, con el fin de reforzar el control tributario y facilitar el cumplimiento voluntario a través de herramientas digitales.

La norma crea un nuevo marco técnico —el Reglamento de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF)— que obliga a todos los programas de facturación a cumplir estándares de seguridad, trazabilidad y verificación. Con ello se busca eliminar el uso de software de ocultación de ventas y homogeneizar los procesos de emisión de facturas en España.

¿Quién está obligado a adaptarse al RRSIF?

La obligación afecta a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas mediante un sistema informático de facturación y tributen por Impuesto sobre Sociedades, IRPF (rendimientos de actividades económicas), IRNR con establecimiento permanente, o formen parte de entidades en atribución de rentas que desarrollen actividad económica.

También incluye las facturas B2B, B2C y B2G, completas o simplificadas.
Quedan fuera únicamente:

• Los contribuyentes acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información).

• Quienes emiten facturas manualmente en papel o preimpresos.

• Aquellos no obligados a expedir factura conforme al RD 1619/2012, como quienes tributan por módulos o recargo de equivalencia.

Las entidades acogidas a la Ley 49/2002 (régimen fiscal de entidades sin fines lucrativos) solo deberán aplicar el RRSIF por sus operaciones sujetas y no exentas.

Un matiz importante: el uso de Excel o Word no implica necesariamente la obligación de adaptarse, siempre que se utilicen únicamente para rellenar manualmente las facturas. En cambio, cuando estos programas emplean macros, automatismos o vínculos con libros de IVA, contabilidad o análisis de datos, se consideran sistemas informáticos de facturación a efectos del RRSIF y, por tanto, están sujetos a la norma.

Qué se considera un sistema informático de facturación

Según las aclaraciones de la AEDAF (Asociación Española de Asesores Fiscales), un programa o aplicación se considera sistema informático de facturación cuando cumple simultáneamente tres funciones:

1. Admitir la entrada de datos de facturación, de forma manual o automática.

2. Conservar esa información, ya sea en un dispositivo local, externo o en la nube.

3. Procesar los datos para generar resultados contables, informes o registros.

Esto significa que incluso los programas que no emiten facturas directamente, pero tratan o exportan datos de facturación, pueden quedar incluidos en el ámbito de aplicación del RRSIF.

Calendario de implantación del sistema VERI*FACTU

La norma prevé un calendario escalonado:

• 29 de julio de 2025: los fabricantes de software ya no podrán comercializar ni actualizar programas no conformes.

• 13 de octubre de 2025: la Agencia Tributaria pone a disposición su aplicación gratuita de facturación, basada en el modelo VERI*FACTU.

• 1 de enero de 2026: entrada en vigor obligatoria para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.

• 1 de julio de 2026: entrada en vigor para los autónomos y profesionales.

Por tanto, el último trimestre de 2025 resulta clave para revisar el sistema de facturación y planificar la transición.

Diferencias entre sistemas VERI*FACTU y no verificables

El reglamento distingue dos modalidades de sistemas:

• Sistemas VERI*FACTU:
  Remiten los registros de facturación a la AEAT de forma inmediata o casi en tiempo real. No requieren firma electrónica ni registro de eventos, ya que la conservación de la información la asume la propia Agencia Tributaria. A cambio, ofrecen servicios de asistencia, como la consulta de facturas emitidas, borradores de libros registro o autoliquidaciones futuras.

• Sistemas no verificables:
  No envían los datos a la AEAT, pero deben cumplir con requisitos técnicos más estrictos: firma electrónica, registro de eventos y hash encadenado. En este caso, el responsable de conservar los datos es el propio usuario o el fabricante.

La elección entre uno u otro modelo determina el nivel de control y de autonomía tecnológica de cada empresa, pero en ambos casos el programa debe cumplir íntegramente el RRSIF.

Requisitos técnicos clave y funcionamiento

Cada factura generará un registro individual de facturación, que incluirá el NIF del emisor y del receptor, número, serie, fecha, base imponible, tipo impositivo, cuota, identificador del sistema y del fabricante, así como la fecha y hora exacta de generación.
Estos registros estarán encadenados criptográficamente mediante huellas digitales (hash), de modo que cualquier alteración posterior quede registrada.

Las facturas emitidas bajo sistemas VERI*FACTU deberán incluir un código QR visible (entre 30x30 y 40x40 mm) y la leyenda “Factura verificable por la AEAT”. Dicho QR permitirá a cualquier receptor comprobar la existencia del registro en la base de datos de la Agencia Tributaria.

En sistemas no verificables, será obligatorio mantener un registro de eventos con toda incidencia técnica: paradas del sistema, restauraciones o exportaciones de datos.

Aplicación gratuita de la AEAT: qué ofrece y a quién va dirigida

Desde octubre de 2025, la Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU, diseñada principalmente para pequeños contribuyentes.
Permite emitir, anular y rectificar facturas con código QR, autenticarse mediante certificado digital o Cl@ve, y descargar los documentos en PDF.
No obstante, presenta limitaciones: no admite personalizaciones, no gestiona facturas simplificadas sin destinatario y no puede ser utilizada por colaboradores sociales o despachos en nombre de terceros.

Sanciones por incumplimiento

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria establece sanciones significativas tanto para fabricantes como para usuarios de software no conforme:

• Hasta 150.000 euros por ejercicio para desarrolladores que comercialicen programas no adaptados.

• Hasta 50.000 euros para usuarios que empleen software manipulado o que no cumpla los requisitos técnicos.

Además, el fabricante o desarrollador debe firmar una declaración responsable de conformidad y entregarla al cliente, que deberá conservarla. La AEAT no homologa ni certifica programas, por lo que la validez legal depende de esa declaración responsable.

Recomendaciones prácticas para empresas y autónomos

1. Verificar si se está obligado: quienes utilizan software de facturación y no están en el SII deben adaptarse al RRSIF.

2. Contactar con el proveedor antes de julio de 2025: para asegurarse de que el programa será actualizado conforme a la norma.

3. Revisar el uso de Excel o Word: si contienen automatismos, deben sustituirse por un software certificado.

4. Planificar el modelo más adecuado: optar por VERI*FACTU si se desea asistencia directa de la AEAT, o por uno no verificable si se prefiere independencia técnica.

5. Evitar desajustes contables: procurar que la fecha de operación y la de emisión coincidan dentro del mismo trimestre, para evitar errores en las liquidaciones de IVA.

Conviene recordar que el sistema VERI*FACTU es totalmente independiente del proyecto de factura electrónica B2B previsto por la Ley Crea y Crece, cuyo reglamento de desarrollo aún no ha sido aprobado.

Conclusiones: preparación y asesoramiento profesional

El nuevo sistema VERI*FACTU transformará de forma profunda la manera en que empresas y autónomos gestionan su facturación y sus obligaciones fiscales.
Aunque el objetivo declarado sea mejorar la trazabilidad y transparencia, su implantación requerirá una revisión completa de los sistemas informáticos y de los procesos de emisión de facturas.

En Tax Parentors ayudamos a las empresas a evaluar si su sistema de facturación debe adaptarse al nuevo marco normativo, a comprobar la conformidad técnica del software y a planificar la transición antes de 2026, evitando sanciones y garantizando la seguridad jurídica.